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Governo Federal
Presidente da República
Luiz Inácio Lula da Silva
Ministro da Educação
Fernando Haddad
Secretário Executivo
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Secretário de Educação Básica
Francisco das Chagas Fernandes
Diretor do Departamento de Articulação e Desenvolvimento
dos Sistemas de Ensino
Horácio Francisco dos Reis Filho
Coordenadora Geral do Programa Nacional de Valorização
dos Trabalhadores em Educação
Sirlene Alves dos Santos Pacheco
Coordenação Técnica do Profuncionário
Eva Socorro da Silva
Nádia Mara Silva Leitão
Apoio Técnico
Adriana Lopes Cardozo
Universidade de Brasília – UnB
Reitor
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Vice-Reitor
Edgar Nobuo Mamiya
Coordenação Pedagógica do Profuncionário
Bernardo Kipnis - CEAD/FE/UnB
Dante Diniz Bessa – CEAD/UNB
Francisco das Chagas Firmino do Nascimento - SEE/UnB
João Antônio Cabral de Monlevade - FE/UnB
Maria Abádia da Silva - FE/UnB
Tânia Mara Piccinini Soares – MEC
Centro de Educação a Distância – CEAD/UnB
Diretor - José Matias Pereira
Coordenação Executiva – Jonilto Costa Sousa
Coordenação Pedagógica – Maria de Fátima Bruno de Faria
Unidade de Pedagogia
Gestão da Unidade - Leandro Santos
Designer Educacional – Ana Luisa Nepomuceno
Revisão – Daniele Santos
Designer Gráfico – Evaldo Gomes e Télyo Nunes
Ilustração – Rodrigo Mafra
Foto capa – Arquivo CEAD
Unidade de Apoio Acadêmico e Logístico
Gestão da Unidade – Silvânia Nogueira de Souza
Gestora Operacional – Diva Peres Gomes Portela

S725t Sousa, Rosineide Magalhães de.
Técnicas de redação e arquivo. / Rosineide Magalhães
de Sousa. – Brasília : Universidade de Brasília, 2007.
80 p. : il.
ISBN 978-85-86290-93-0
1. Leitura e interpretação da legislação. 2. Certificações:
diplomas, certificados, atestados e declarações. 3.
Históricos e transferências. I.Título. II. Universidade de
Brasília. Centro de Educação a Distância.
CDU 806:321(81)
Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)
Apresentação
Este módulo do Curso Técnico de Formação para os Funcionários
da Educação (Profuncionário) constitui um dos
instrumentos mediadores na sua formação. Ele tem por objetivo
central contribuir para que você seja habilitado ao exercício
de uma função técnico-administrativa na escola.
Neste módulo, vamos tratar de vários assuntos relacionados às atribuições
de alguns servidores da escola, entre eles, o(a) secretário(a)
escolar; os auxiliares de secretaria; o(a) encarregado(a) administrativo(a)
e outros servidores que se interessarem pelos serviços administrativos de
uma escola. Então, os assuntos que vamos tratar são: linguagem, comunicação,
interação, documentação, leis, arquivos e, principalmente, escrituração
escolar.
Você deve se perguntar: por que falar de linguagem, comunicação e interação?
Veja que esses elementos são essenciais para o bom funcionamento de nossos
serviços na escola. A linguagem é tudo, é por meio dela que nos comunicamos e
interagimos com as pessoas. Ela se apresenta na forma de oralidade e escrita. Na
instituição “escola”, lidamos com o atendimento ao público, interagimos o tempo
todo com professores, com o pessoal do administrativo e outros servidores, mas
principalmente com os alunos, que são o motivo da existência da escola.
De forma simples e objetiva, tentaremos promover aulas virtuais, por meio deste
módulo, que possam ajudá-lo(a) na sua leitura diária. Ao longo das aulas, vamos
estabelecer uma interação virtual por meio do nosso discurso dirigido a você. Leremos
alguns textos para que você reflita sobre alguns temas e obtenha informações
adicionais sobre assuntos específicos e resolveremos algumas questões relacionadas
aos conteúdos que vamos estudar ou revisar.
As questões estão localizadas em “pratique” e “reflexão”, para que você possa
participar deste estudo, também, como co-autor, visto que a nossa proposta de
linguagem se baseia na interação.
Vale observar que a linguagem deste módulo, às vezes, torna-se instrucional quando
precisamos falar de procedimentos específicos de escrituração escolar e leis.
Então, vejamos a seguir o objetivo destas aulas.
OBJETIVOS
Esperamos que você desenvolva habilidades comunicativas, interacionais e saiba
lidar, de forma mais específica, com a escrituração escolar, com métodos básicos
de arquivamento e outros procedimentos importantes. Para isso, traçamos os seguintes
objetivos para nossas aulas:
Unidade 1
• Identificar como a linguagem e alguns de seus fenômenos são usados na comunicação
e na interação com o outro.
Unidade 2
• Tratar de alguns tópicos da fala em situações comunicativas, aliados à apresentação
pessoal.
Unidade 3
• Tratar de tópicos gramaticais aplicados à escrita.
Unidade 4
• Expor sobre os temas: documentação e arquivo.
Unidade 5
• Identificar os procedimentos para arquivar documentos.
Unidade 6
• Discutir sobre algumas atitudes que podemos adotar para estabelecer uma boa interação
com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre ética profissional.
Unidade 7
• Identificar a contribuição de servidores administrativos.
Unidade 8
• Explicar os gêneros textuais administrativos da escola e seus usos.
EMENTA
Linguagem. Interação. Gêneros institucionais: escrituração escolar. Noções de escrituração
escolar. Contexto de trabalho administrativo escolar. Atribuições de papéis sociais.
Mensagem da Autora
Olá, tudo bem? Sou Rosineide Magalhães de Sousa, brasiliense,
filha de migrantes nordestinos que vieram para Brasília
ainda adolescentes em 1961, em busca de uma vida
melhor e realização de sonhos. Aqui, meus pais se casaram
e constituíram família. Os filhos dessa família fazem
parte da primeira geração de brasilienses. Hoje, sou casada
com um cearense e somos pais de filhos da segunda geração
de brasilienses. Cresci no Distrito Federal, lugar que
amo muito, e onde tenho a oportunidade de conviver com
pessoas de diferentes regiões do Brasil e do mundo, representantes
de diferentes culturas e, também, infelizmente,
com várias faces da desigualdade social.
Estudei em escola pública durante toda a educação básica.
Tive ótimos professores e outros sem nenhuma habilidade
para exercer a profissão. No ensino médio, antigo segundo
grau, fiz o curso Técnico em Secretariado. Com esse curso,
tive a oportunidade de entrar para o mercado de trabalho. Primeiro,
como estagiária de uma secretaria escolar de uma instituição
pública; depois, em um órgão federal. Essas duas experiências
me abriram as portas para o meu primeiro emprego
com carteira assinada. Trabalhei durante seis anos, como
secretária, em uma instituição de educação especial. Nesse
contexto, começa minha experiência com a educação.
Anos depois, cursei Letras. Consegui realizar meu grande
sonho, fazendo mestrado em lingüística na Universidade
de Brasília, onde também terminei meu doutorado em Sociolingüística
Interacional.
Há dezessete anos estou na educação, área com a qual me
identifico e que considero fundamental para as pessoas,
apesar de não ser valorizada como deveria.
Durante esse tempo na educação, exerci vários papéis:
secretária, professora dos ensinos fundamental e médio,
coordenadora no ensino médio e assistente de direção.
Atualmente, sou professora universitária e consultora educacional.
Cada experiência no contexto da educação permitiu um
fortalecimento de minha identidade como educadora. Não
sei se me sentiria realizada fazendo outra atividade.
Bem, agora que eu pude falar um pouco de mim para você,
espero que possamos estabelecer uma interação por meio
deste discurso que ora iniciamos. Também, desejo contribuir,
dentro do possível, com a formação de pessoas que, assim
como eu, estão envolvidas com a educação.
Para a produção desse módulo, agradeço a colaboração de
pessoas que exercem o papel de secretário(a) escolar, auxiliar
de secretaria e encarregado(a) escolar: William Teixeira,
Dalyla Gomes de Oliveira, Flávio Cardoso, Roger Penna, Geralda
Bezerra, Fani Sofia de Oliveira, Edna Rodrigues, Ivoneide
Panta Ferreira, Francinete de Oliveira, Hosana Lisboa, Maria
Gorete, Maria das graças e a minha monitora de pesquisa
Ana Caroline.

Sumário
INTRODUÇÃO 12
Unidade 1 – Língua(gem) e interação 15
Unidade 2 – Interação comunicativa com o outro 25
Unidade 3 – Regras da escrita 29
Unidade 4 – Noções de documentação e arquivo 35
Unidade 5 – Onde arquivar os documentos? 43
Unidade 6 – Atitudes no contexto de trabalho e
ética profissional 49
Unidade 7 – Contexto de trabalho e papéis sociais 55
Unidade 8 – Escrituração escolar: gêneros
administrativos 61
FINALIZANDO O MÓDULO 75
REFERÊNCIAS 76
INTRODUÇÃO
Para iniciar nossas aulas, vamos refletir a partir do texto de Leonardo
Boff o que pode significar ler, reler, compreender e interpretar,
os quais são procedimentos de estudo que mais nos
interessam.
Todo ponto de vista é a vista de
um ponto
Leonardo Boff
Ler significa reler e compreender, interpretar. Cada
um lê com os olhos que tem. E interpreta a partir de
onde os pés pisam.
Todo ponto de vista é de um ponto. Para entender
como alguém lê, é necessário saber como são seus
olhos e qual é sua visão de mundo.
Isso faz da leitura sempre uma releitura.
A cabeça pensa a partir de onde os pés pisam. Para
compreender, é essencial conhecer o lugar social de
quem olha. Vale dizer: como alguém vive, com quem
convive, que experiência tem, em que trabalha, que
desejos alimenta, como assume os dramas da vida e
da morte, e que esperanças o animam. Isso faz da
compreensão sempre uma interpretação.
Sendo assim, fica evidente que cada leitor é coautor.
Porque cada um lê e relê com os olhos que
tem. Porque compreende e interpreta a partir
do mundo que habita.
Como sabemos, a escola é uma instituição que lida com pessoas
e sua responsabilidade é muito grande. As pessoas que
exercem papel social de professor(a), diretor(a), coordenador(a),
encarregado(a) administrativo(a), secretário(a), merendeiro(a),
higienizadores(as) educam conforme suas atribuições e especificidades,
mas ao mesmo tempo estão juntos, trabalhando pela
mesma causa: formar pessoas (crianças, adolescentes, jovens e
adultos) que saibam exercer a cidadania nas múltiplas possibilidades
de sentido da palavra.
Por outro lado, a escola constitui uma instituição como outras
instituições, que precisam funcionar bem para que seu papel social
seja satisfatório. Por isso, cada pessoa assume um papel social,
como citamos anteriormente, e o desempenha conforme suas atribuições
e as necessidades que aparecem. A escola pode ser vista
como um organismo, em que as partes precisam funcionar em harmonia
para que o todo viva da melhor forma possível.
A escola lida com a educação. Por isso, é um contexto
no qual educar pressupõe aprender a aprender sempre,
estar em formação continuada para acompanhar um mundo
dinâmico, com transformações constantes. Assim, precisamos
aprender com as situações novas que vão aparecendo no diaa-
dia.
A escola, depois da família, é o contexto social em que a pessoa
tem a oportunidade de moldar sua personalidade. É na escola que
podemos desenvolver sentimento de confiança, de participação,
de cooperação, para que possamos exercer a cidadania. Como
servidor(a), que trabalha na secretaria escolar ou em outros contextos
da escola, você desempenha suas atividades, mas ao mesmo
tempo assume o papel de educador, pois participa o tempo todo da
vida escolar dos alunos, além de interagir também com docentes,
direção e outros servidores. Afinal, é nessa integração que se dá, de
fato, o contexto de educação.
Então, educar pressupõe aprender a aprender sempre e a formação
continuada é um meio para isso.
Portanto, nosso objetivo, a priori, é convidar você para participar
das aulas virtuais, que estão configuradas na forma de oito unidades,
lendo e relendo-as a partir do seu ponto de vista. Vamos começar?


UNIDADE 1 – Linguagem e interação
16
Nesta unidade, temos como objetivo identificar como a linguagem
e alguns de seus fenômenos são usados na comunicação
e na interação com o outro.
A linguagem é um instrumento natural de comunicação do
ser humano. Usamos a linguagem para expressar nossos pensamentos
e sentimentos; defender nossas idéias; ler e reler,
compreender, dar sentido às coisas; fazer inferências sobre a
situação social, política e econômica do país; para aprender
com os textos, que registram a linguagem por meio de símbolos,
o que constitui a escrita; para entender o mundo. Enfim,
são muitas as funções e as atividades de linguagem que realizamos.
Interagimos com as pessoas e com as instituições usando a
linguagem verbal e não-verbal de forma tão natural, que nem
paramos para pensar como isso ocorre.
Por exemplo, na escola, no exercício de seu papel social e
administrativo, o(a) secretário(a) atende muitas pessoas:
diretor(a), professores(as), alunos(as), pais, etc. Para isso, usa
a fala, conversando, interagindo para resolver problemas,
prestar serviços que fazem parte de sua rotina.
Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo
isso está relacionado à nossa forma de falar na interação com
o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: “como fulano
é educado”, “eu fui muito bem atendida pela secretária,
como ela é educada”. Os elogios surgem porque a comunicação
foi boa, bem recebida pelo outro.
A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principalmente
nos serviços administrativos. Muitos serviços são realizados
por meio de documentos próprios (documentação)
dos serviços administrativos: produzimos documentos, registramos
matrículas dos(as) alunos(as), manuseamos o computador,
interagimos por meio de e-mails, etc. Para isso, é
necessário ter um bom domínio da escrita, conhecendo suas
regras e sabendo aplicá-las na produção de documentos que
fazem parte de serviços específicos, como os da secretaria,
departamento de pessoal, entre outros. No entanto, escrever
com clareza, objetividade e concisão também faz parte da boa
comunicação.
Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita)
e a não-verbal (gestos corporais e faciais, tom de voz, modo
de se vestir, etc.).
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I M P O R T A N T E
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
Para tornar nossa conversa mais didática, vamos falar de língua
e de linguagem verbal e não-verbal mais detalhadamente.
Vale lembrar que outros módulos do Profuncionário também
falam de linguagem. Falar de linguagem nunca é demais, ainda
mais quando a vemos de vários pontos.
Língua
Para o lingüista Ferdinand de Saussure (1916), a língua é um
conjunto sistemático de convenções sociais, utilizadas pela
coletividade para gerar a comunicação. Constitui-se de signos
lingüísticos que resultam da união de significante (imagem
acústica) e significado (conceito). Dessa forma, a imagem
acústica ‘árvore’ significa “vegetal lenhoso, com tronco
e folhas” ou, ainda, outros significados como árvore de natal,
genealógica, etc. A variação de significado depende do que,
de onde e com quem estamos falando. Portanto, o significado
das palavras se apresenta de forma polissêmica, pois podemos
utilizar uma palavra (imagem acústica) com várias sentidos
(conceitos), dependendo do contexto de uso.
A língua se concretiza por meio da fala, linguagem verbal, e a
fala, por sua vez, é representada por meio da escrita.
Linguagem verbal
A linguagem verbal se realiza na fala e na escrita. Concretiza-
se na fala, que se realiza por meio de signos lingüísticos.
A escrita representa o que falamos, mas não de forma tão
Polissêmico: adjetivo que
apresenta polissemia.
Polissemia s.f. (Do grego
plysemos, de polys, muito +
sema, sinal, significação, pelo
lat. polysemos.) Propriedade
da palavra que reúne vários
sentidos, que se definem
num contexto determinado
(Larousse, 1998, p. 4679). Veja
o exemplo:
“Lave os cabelos em água
corrente”.
“Comprei uma corrente de
ouro”.
A palavra corrente aparece
nos dois enunciados com
sentidos diferentes.
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
18
exata. Utilizamos para escrever símbolos:
alfabeto, sinais de pontuação, acentuação,
números, etc. Portanto, utilizamos a fala e a
escrita para dar sentido às nossas ações e
atividades de linguagem e, principalmente,
estabelecer a comunicação.
Linguagem não-verbal
O sentido – que damos às coisas do mundo
– e a comunicação – que se estabelece entre
as pessoas – não ocorrem apenas por meio
da linguagem verbal. Lemos o mundo, os
fatos sociais e as pessoas utilizando a linguagem
não-verbal. Por exemplo: quando
o semáforo aciona a luz amarela, isso significa
atenção, pois em poucos segundos
será acionada a luz vermelha para os carros
pararem em um determinado lugar, sinalizado
na via de trânsito. Veja que as cores,
nesse contexto, têm um significado específico,
representam um tipo de linguagem,
que chamamos de não-verbal.
Podemos citar como exemplos de linguagem
não-verbal as cores, ícones, movimentos
corporais e faciais, desenhos, fotografias,
situações, mímicas, lugares, etc.
A comunicação ocorre por meio da linguagem
verbal, da não-verbal e na associação
das duas. Um bom exemplo do uso das
duas linguagens é a utilização de documentos
que precisam ser expedidos em papel timbrado.
Agora, pense e registre, por que há exigência de certos
documentos serem produzidos em papel timbrado, isto
é, com a logomarca da empresa?
Variedades lingüísticas
Um fato que faz parte da nossa realidade social é a existência
de variedades lingüísticas, isto é, formas diferentes das
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I M P O R T A N T E
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
pessoas falarem uma mesma língua. De forma simples, são
exemplos de variedades lingüísticas: os sotaques das pessoas
de diferentes regiões, a forma de falar de algumas tribos de
adolescentes, que usam as gírias; a forma de falar de alguns
desportistas; a linguagem técnica de determinados profissionais,
como médicos, advogados, policiais; a língua “padrão” e
a considerada “não padrão”.
Exemplos de variedades lingüísticas:
Na fala
Fala de cantor de rap
“Então a nossa filosofia é mostrar pras pessoas, né,
tentar passar pras pessoas que elas podem brilhar,
que elas são importantes [...] É isso aí. Então nós
viramos pô negro e falamos: pô, carinha, o negócio é o
seguinte, tu é bonitu, tu num é feio como dizem que tu é
feio...”
Fala de um médico explicando algumas doenças do
coração
“Tem gente que nasce com o coração maior ou menor,
e com vários defeitos. Essas são as cardiopatias
congênitas. O coração pode nascer com inúmeros
defeitos. Agora, o tamanho do coração também
tem a ver com outros problemas que não são
congênitos, com a insuficiência coronariana.”
(Os exemplos foram retirados de SOUSA, R. M; VELLASCO, A. M. Educação e língua
materna II. Brasília: EdUnB, 2001).
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
20
Na escrita
Documento escrito na “norma padrão”
ATA
Aos três dias do mês de setembro de dois mil e seis,
foi inaugurado na Escola Felicidade do Campo, pelo
Secretário de Educação do Município de Alegre, o
complexo poliesportivo “Vida de atleta”. Ele mede cerca
de dois mil metros quadrados, tem uma piscina olímpica,
seis banheiros: três femininos e três masculinos, dois
vestiários e uma cantina. Após a inauguração, os alunos
puderam desfrutar das instalações da quadra.
Linguagem escrita coloquial
Bilhete
Mãe
Saí com meus colegas 2 horas da tarde, vô no cinema
assistir um filme chamado. A idade do gelo II. Não
me espera pra jantar. Tô levando dinheiro pro
lanche.
Beijo, Karol
Todas as línguas do mundo têm suas variedades lingüísticas,
pois as pessoas não são iguais, elas pertencem a culturas diferentes
e formas de socialização que variam e marcam suas
identidades.
A língua, devido a fatores sociais, políticos, econômicos e de
escolarização, apresenta variedades que são consideradas
“padrão” e “não-padrão”. A primeira é tida pela sociedade
como a “língua culta”, a de prestígio. A segunda, muitas vezes,
as pessoas que a dominam são estigmatizadas, ou seja,
são tratadas com preconceitos e desrespeito, o que não deveria
acontecer, pois rotular com certos adjetivos as pessoas
que não dominam uma linguagem dita “padrão” é um grande
equívoco.
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I M P O R T A N T E
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
Precisamos reconhecer as diferentes formas
das pessoas usarem a língua e respeitá-las
independentemente da forma como falam.
Não é porque ouvimos uma pessoa falar nóis vamu no hospital
que devemos pensar que ela não sabe falar o português.
Na verdade, domina uma das variedades do português e se
comunica do jeito que sabe.
Quando estamos exercendo um papel social, no qual lidamos
com o público, é necessário que nossa forma de falar seja
clara e objetiva, conforme a variedade lingüística que dominamos.
E, quando escrevemos, dependendo do gênero textual,
precisamos usar a variedade “padrão”, principalmente
redação oficial, escrituração escolar, etc. Veja que no caso do
bilhete da Karol, a linguagem estava adequada para esse gênero,
mas para uma redação oficial, aquela linguagem não é
conveniente.
Para sabermos mais sobre a variedade lingüística, vamos ler
um fragmento do texto de Tânia Alkmim.
Em qualquer comunidade de fala, podemos observar
a coexistência de um conjunto de variedades lingüísticas.
Essa coexistência, entretanto, não se dá no vácuo,
mas no contexto das relações sociais estabelecidas
pela estrutura sociopolítica de cada comunidade.
Na realidade objetiva da vida social, há sempre uma
ordenação valorativa das variedades lingüísticas em
uso, que reflete a hierarquia dos grupos sociais. Isto
é, em todas as comunidades existem variedades que
são consideradas superiores e outras inferiores. Em
outras palavras, como afirma Gnerre (1985), “uma
variedade lingüística ‘vale’ o que ‘valem’ na sociedade
os seus falantes, isto é, vale como reflexo do
poder e da autoridade que eles têm nas relações
econômicas e sociais”. Constata-se, de modo muito
evidente, a existência de variedades de prestígio e
de variedades não prestigiadas nas sociedades em
geral. As sociedades de tradição ocidental oferecem
um caso particular de variedade prestigiada: a variedade
padrão. A variedade padrão é a variedade
lingüística socialmente mais valorizada, de reconhecido
prestígio dentro de uma comunidade, cujo uso
é, normalmente, requerido em situações de interação
determinadas, definidas pela comunidade como
próprias, em função da formalidade da situação, do
assunto tratado, da relação entre os interlocutores,
etc. A questão da língua padrão tem uma enorme
importância em sociedades como a nossa. Algumas
considerações a seu respeito se impõem.
A variedade padrão de uma comunidade – também
chamada norma culta, ou língua culta – não é, como
o senso comum faz crer, a língua por excelência, a
língua original, posta em circulação, da qual os falantes
se apropriam como pode ou são capazes. O
que chamamos de variedade padrão é o resultado
de uma atitude social ante a língua, que se traduz, de
um lado pela seleção de um dos modos de falar entre
os vários existentes na comunidade e, de outro, pelo
estabelecimento de um conjunto de normas que definem
o modo “correto” de falar. Tradicionalmente,
o melhor modo de falar e as regras do bom uso correspondem
aos hábitos lingüísticos dos grupos socialmente
dominantes. Em nossas sociedades de tradição
ocidental, a variedade padrão, historicamente,
coincide com a variedade falada pelas classes sociais
altas, de determinadas regiões geográficas. Ou melhor,
coincide com a variedade lingüística falada pela
nobreza, pela burguesia, pelo habitante de núcleos
urbanos, que são centros do poder econômico e do
sistema cultural predominante.
(ALKMIM, Tânia Maria. Sociolingüística 1. In: MUSSALIM, Fernanda.; BENTES, Anna Christina. Introdução à
sociolingüística 1. 2. ed. São Paulo: Cortez, 2001. p. 39-40.)
As variedades lingüísticas e a estrutura social
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
22
1. Por que é importante uma pessoa que lida com o
público ter o conhecimento sobre variedade lingüística?
Escreva em poucas linhas seu ponto de vista.
2. Escreva um documento utilizado na escola (pode ser
um memorando, uma ata ou um requerimento, entre outros.)
e um bilhete, convidando um amigo muito próximo
para ir ao clube. Atente-se para a variedade lingüística
que você deve usar.
Competência comunicativa
A competência comunicativa de uma pessoa lhe permite saber
adequar sua fala dependendo do seu interlocutor. Isso
consiste em demonstrar habilidades de saber o que falar e
como falar, utilizando as regras da língua, com o estilo formal
ou informal.
Se conversamos com uma pessoa desconhecida, é claro que
usamos o estilo formal. Por exemplo: “o senhor, por favor,
pode me informar, quando posso renovar a matrícula do meu
filho para o próximo semestre?”. Já com uma pessoa conhecida,
em um momento de descontração, o estilo já é outro:
“querida, você não conseguiu acessar a internet? Tá brincando!”.
Portanto, a nossa competência comunicativa nos possibilita
interagir com as pessoas de diferentes formas.
Gêneros textuais
Na interação do cotidiano, usamos diferentes formas de comunicação,
sejam elas orais ou escritas. Quando estamos na
secretaria da escola, em uma situação de atendimento: dizemos
“bom dia, o que a senhora deseja? E ela responde “o
senhor pode me informar quando vai começar o período de
renovação de matrícula?”. Estabelece-se aí uma situação de
conversação, com falas bem marcadas. Esse tipo de situação
se repete com outras pessoas e com variação do discurso, todos
os dias, nesse contexto de trabalho. A essa configuração,
podemos chamar de gênero textual da oralidade.
Na secretaria, por exemplo, também lidamos com textos específicos:
memorando, declaração, histórico, relatório, ata,
23
I M P O R T A N T E
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
etc. Já o encarregado administrativo da escola lida com outros
gêneros mais específicos à sua área de atuação: formulário
de registro de atestado médico, folha de ponto, licença-maternidade,
planilha, etc. Esses documentos têm configurações
bem marcadas, têm função social, porque desempenham um
papel social. A esses documentos chamamos de gêneros textuais
da escrita.
É por meio dos gêneros da oralidade e da escrita que nos comunicamos,
dando sentido às atividades sociais.
Vejam que para esses gêneros, usamos uma linguagem bem
específica, pertencente ao contexto escolar.
Ingedore Koch (2006, p. 100-101) contribui conosco
dizendo que no processo de leitura e construção
de sentido dos textos, levamos em conta que a escrita/
fala baseiam-se em formas padrão e relativamente
estáveis de estruturação e é por essa razão
que cotidianamente, em nossas atividades comunicativas,
são incontáveis as vezes em que não somente
lemos textos diversos, com também produzimos
ou ouvimos enunciados, tais como: “escrevi
uma carta”, “recebi o e-mail”, “achei o anúncio interessante”,
“o artigo apresenta argumentos consistentes”
[...] E a lista é numerosa mesmo! Tanto
que estudiosos que objetivaram o levantamento e
a classificação de gêneros textuais desistiram de
fazê-lo, em parte, porque os gêneros existem em
grande quantidade e, também, porque os gêneros,
como práticas sociocomunicativas, são dinâmicos
e sofrem variações na sua constituição, que, em
muitas ocasiões, resultam em outros gêneros.
Vamos ler um fragmento de texto da lingüista Ingedore
Koch, sobre gêneros textuais.
UNIDADE 1 – Linguagem e interação
24
Faça uma pesquisa em alguns contextos de sua escola,
como por exemplo, diretoria, secretaria, cantina,
portaria, etc. e pergunte aos servidores que cuidam
desses setores, quais os documentos que usam no diaa-
dia?
Nesta unidade, abordamos língua, linguagem verbal e não-verbal,
variação lingüística, competência comunicativa e gêneros
textuais. Veja que esses tópicos estão inter-relacionados uns
com os outros, pois fazem parte do processo de comunicação
e interação social de qualquer contexto.

UNIDADE 2 – Interação comunicativa com o outro
26
Como você já está municiado de conhecimentos sobre a linguagem
escrita de gêneros específicos, vamos tratar de alguns
tópicos da fala em situações comunicativas, aliados à apresentação
pessoal dos servidores que lidam diretamente com
atendimento ao público. Na escola, a interação interpessoal
ocorre o tempo todo, com todos os papéis sociais. O diretor
lida com professores, alunos, pais e pessoal da secretaria. Os
professores lidam o tempo todo com os alunos, etc. Assim,
quando se lida com pessoas, estabelecendo a interação face a
face, precisamos atentar para alguns procedimentos.
A cordialidade, a ratificação do outro, explicações claras e objetivas,
bom atendimento, é tudo que esperamos de uma pessoa
que esteja exercendo o papel de lidar com o público. Para
que isso ocorra, devemos:
• prestar atenção à solicitação do outro, sabendo ouvir com
paciência;
• tentar entender o que o outro solicita;
• atender às pessoas sem privilégios;
• não discriminar as pessoas por causa de sua forma de falar,
de se vestir ou por causa de racismo;
• entender que a comunicação se dá em se adaptar às situações,
ao tema, às pessoas envolvidas;
• perceber que qualquer informação da parte de quem faz um
atendimento depende do conhecimento sobre o outro;
• evitar mal-entendidos para que não ocorram ruídos na comunicação;
• concentrar-se na interação, ouvindo o outro com atenção.
É importante entender qual é a função social que exercemos
em um local de trabalho e conhecer bem o serviço que prestamos
à comunidade. Afinal, não é difícil encontrar pessoas que
estão exercendo uma função, mas que parecem não saber o
que estão fazendo ali, pois não tiveram a oportunidade de formar
uma consciência profissional e de saber a importância de
seu papel social.
Por exemplo, quando estamos por trás de um balcão atendendo
alunos, pais e outras pessoas, interagimos com elas,
fazendo a leitura de suas solicitações e reivindicações. O que
foi solicitado, muitas vezes, dependendo do caso, transformaUNIDADE
2 – Interação comunicativa com o outro
27
I M P O R T A N T E
se em atividades organizadas na forma de trabalho executado
na secretaria de uma escola, que são: matrículas, expedição
de documentos, organização documental da vida escolar do
aluno, etc.
Qual postura devemos adotar, no exercício de uma
função que lida com o público, para garantir uma boa
interação com o outro? Registre seu ponto de vista.
Estabelecemos uma boa interação e uma boa comunicação
sendo prestativos e procurando dar sentido ao que ouvimos.
Vamos refletir sobre interação e comunicação lendo o texto
abaixo.
A palavra que (des) emprega
Linguagem empresarial usa termos em evidências e
garante muita pose, mas não raro diz pouco, nada ou
permite interpretações diferentes da desejada
(Por Luis Adonis Valente Correia)
Comunicação é o fator gerador de imprecisão, de mal-entendido,
de distúrbios e surpresas que grassam as empresas de
hoje. Parece, e as pessoas acreditam, que todos estão falando a
mesma língua. Mas é uma língua tão desprovida de significado
que ou não dizem nada, ou permite diversas interpretações. E
assim todos seguem, aceitando ou fingido compreender.
É por meio de uma linguagem comum que se estabelece, de
maneira mais explícita, a pertinência ao meio, o sentimento de
pertencer não somente à empresa como também ao mundo
empresarial, à administração que se transformou em businessshow.
Os diálogos, principalmente os de seleção, recrutamento,
alocação e venda de serviços, pautam-se na utilização das
palavras em evidência. Isso para demonstrar sintonia e – outras
dessas palavras favoritas – alinhamento.
O ritual da fala em administração e negócios se transformou em
um encostar de antenas de formigas que trocam o trabalho de
carregar folhas pelo trabalho de emitir as palavras que fazem
contato, ainda que não façam sentindo.
UNIDADE 2 – Interação comunicativa com o outro
28
Comunicação é chic, contabilidade não é. No entanto, há dois
erros básicos na comunicação no âmbito administrativo que
são indispensáveis para a contabilidade: primeiro, utilizar a
mesma palavra para definir coisas diferentes; segundo, utilizar
palavras diferentes para definir a mesma coisa.
Atender aos apelos dos modismos administrativos faz a comunicação
oscilar e a organização vacilar. Atualmente é raro encontrar
uma empresa de grande porte no Brasil que chame o
empregado de empregado. Empregado é chamado de colaborador.
Poucas denominações são tão precisas quanto empregado.
Demarca-o com tal nitidez que nos faz distingui-lo do terceirizado,
por exemplo. Poucas denominações são tão imprecisas
quanto colaborador. Colaborador abrange praticamente todos
os níveis de relacionamento com a empresa. Com os terceirizados,
por exemplo. Fornecedores e clientes são colaboradores.
Pesquisadores e consumidores, também. Advogados e auditores,
às vezes. Algumas colaborações são pagas. Consumidores
são grandes colaboradores das empresas ao comprarem seus
produtos. O elogio que fazemos à qualidade de um produto é
uma colaboração, mas isso não nos garante um crachá.
Não há demérito algum em chamar empregado de empregado.
É sintoma de subdesenvolvimento evitar essa palavra por alguma
conotação de exploração. É muita culpa para quem quer
uma empresa saudável. Empresa saudável é aquela em que
chamar os empregados de empregados não é problema nem
para esses profissionais nem para a empresa.
A prática empresarial invadiu os lares. Várias empregadas domésticas
ganharam a denominação de secretária, um caso de
upgrade curioso: “melhorar” a titulação sem “melhorar” o cargo.
Continuam com as mesmas atribuições. Não acredito que
eu venha a ler nos jornais: secretária cai com balde e vassoura
quando limpava a janela. A não ser em caso de desvio de
função muito grande. É possível até que eu visse no jornal um
gráfico sobre quedas de janela, mas com certeza não seriam de
secretárias.
(Texto transcrito na íntegra da Revista Língua Portuguesa, Ano I, n. 3, 2005.)
Muitas palavras da “moda” podem dificultar ou
facilitar a comunicação? Por quê? Justifique sua resposta
com base na compreensão do texto “A palavra que
(des) emprega”. Para isso, registre sua opinião por escrito
no seu caderno ou discuta oralmente com um colega
que também está cursando o Profuncionário.

UNIDADE 3 – Regras da escrita
30
Na comunicação, principalmente nos gêneros textuais escritos,
utilizamos regras da língua consideradas padrão. Assim,
nesta unidade, o objetivo é tratar de tópicos gramaticais aplicados
à escrita.
No módulo “Produção Textual na Educação Escolar”, a autora
expôs como escrever com clareza, concisão, objetividade e
apresentou gêneros textuais oficiais, utilizados nos contextos
administrativos da instituição escolar. Agora, vamos resgatar
um daqueles gêneros para trabalhar algumas regras da escrita
oficial, pois a escrita oficial apresenta regras que são seguidas
para que haja a padronização de documentos. Podemos dizer
que a escrita oficial é uma variedade lingüística considerada
“padrão”.
Como você estudou no Módulo 8, o memorando é um tipo
de correspondência interna, que trata de qualquer assunto de
MEMO no 034/2006
Em 1o de agosto de 2006.
Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro
Assunto: Atraso de pagamento
Solicito a VS.a verificar o motivo do atraso de pagamento,
de maio de 2006, dos funcionários auxiliares
de secretaria: João Lopes de Almeida, matrícula
n. 0007654, e Maria Luiza de Souza Lima, matrícula
n. 0029876.
Atenciosamente,
Aparecida Campos
Secretária Escolar
31
UNIDADE 3 – Regras da escrita I M P O R T A N T E
trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma
instituição, com o mesmo nível hierárquico ou não.
Perceba que o memorando tem uma configuração mais ou
menos fixa e serve a uma esfera social, por isso é um gênero
textual. Porém, devemos nos atentar para a linguagem que
é usada nesse tipo de documento e nos outros: ofício, carta,
requerimento, etc., ou seja, na redação oficial. Esse tipo de
linguagem é formal e enquadra-se no padrão de linguagem
de prestígio. Assim, fazem parte dessa linguagem algumas regras,
que ressaltamos a seguir:
a) Locais e datas
• Devem ser escritos por extenso:
Rio Branco, em 23 de junho de 2006.
• O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1o
• Não é necessária a colocação de um zero à esquerda da escrita
de número que indica dia do mês:
Brasília, 2 de agosto de 2006.
Lei nº 1.233, de 6 de abril de 2002.
b) Vocativo
Invoca o destinatário. É a expressão utilizada para chamar a
atenção da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de
vírgula. Algumas pessoas, no lugar da vírgula, usam os dois
pontos.
Senhor Diretor,
Senhora Secretária de Estado:
As expressões vocativas mais usadas são:
• Excelentíssimo Senhor: para Excelência.
• Eminentíssimo Senhor: para Eminência.
• Senhor/Senhora: para Senhoria.
• Meritíssimo: para Juiz
UNIDADE 3 – Regras da escrita
32
c) Formas de tratamento
Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras
pessoas. Essas expressões vêm de uma tradição milenar, que
como expõe Antônio Lima (2005, p. 9), “estabeleceu que às
autoridades supremas não se poderia falar diretamente, senão
por meio de seus elevados atributos”. Daí, terem surgido
expressões como Vossa Majestade, Vossa Excelência, entre
outras.
Selecionamos para você, algumas formas mais usadas:
• Você (v.)/ Vocês (vv.): para pessoas de convívio social mais
familiar.
• Senhor (Sr.)/Senhores (Srs.)/Senhora (Sra.)/Senhoras(Sras.):
esses tratamentos marcam um certo distanciamento respeitoso.
• Vossa Senhoria (V. S.a)/Vossas Senhorias (V. S.as): para pessoas
de cerimônia.
• Vossa Excelência/Sua Excelência: é a expressão de tratamento
de nível mais elevado. Usa-se para o Presidente da
República, Presidente do Congresso Nacional e Presidente
do Supremo Tribunal Federal. Também é aplicada a governadores.
Na escrita da redação oficial deve usar a forma por
extenso bem como nos envelopes (Excelentíssimo Senhor
Presidente da República).
• Vossa Santidade (V. S.): para o Papa.
• Vossa Excelência Reverendíssima (V. Ex.a Rev.ma): para arcebispos
e bispos.
• Vossa Reverendíssima (V. Rer.a) ou Vossas Reverendíssimas
(V. Rev.mas): para monsenhores, cônegos e superiores religiosos.
• Vossa Magnificência (V. Mag.a): para reitores de universidades.
Aqui, registramos alguns tópicos que são peculiares à redação
oficial. Contudo, é indispensável que o secretário escolar
tenha, em seu local de trabalho, um manual de redação e estilo
atualizado, para que possa consultar as regras utilizadas na
escrita, tais como: uso de crase, colocação pronominal, ortografia,
regência verbal, regência nominal, conjugação verbal e
uso de pontuação. Vale lembrar que aprendemos com a práti-
Pronomes de tratamento:
os pronomes de
tratamento indireto devem
ser usados sempre com
verbo na 3a pessoa do
singular ou do plural,
embora formalmente
tais pronomes sejam
da segunda pessoa. Por
exemplo: V. Ex.a sabe tudo.
V. Ex.a sabem tudo.
A concordância se faz
com o sexo da pessoa a
quem se dirige, como no
exemplo: V. S.a é muito
generoso.
Usa-se Vossa (Senhoria,
Excelência, Eminência,
etc.) ao falar de terceiros,
de pessoas de quem
falamos. (Revista Língua,
n. 3, p. 39.)
33
UNIDADE 3 – Regras da escrita I M P O R T A N T E
ca de escrever, isto é, aprendemos escrever, escrevendo.
A linguagem da redação oficial é diferente da fala, por isso
deve ser objetiva e clara. Deve-se evitar:
• rodeios e lugares comuns, como: “venho por meio desta
apresentar...”. “Com certeza, os materiais foram liberados”;
• misturar tratamentos pronominais, como a mudança em um
mesmo documento de VS.a para você;
• discurso bajulador, como: “com intenso apreço e admiração
que tenho por V.S.a”.
Outro ponto que deve ser observado na produção de redação
oficial é a estética do documento, isto é, a sua boa apresentação.
Assim, devemos prestar atenção nas margens direita e
esquerda, espaços no corpo do texto e sua centralização no
papel.
Quando conhecemos as diferentes modalidades de
uso da linguagem, circulamos com mais liberdade nos
diversos contextos sociais.


UNIDADE 4 – Noções de documentação e arquivo
36
Para você que trabalha com diferentes documentos de um
setor de serviços, é importante rever alguns conhecimentos
básicos sobre documentos, documentação e a função social
dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de
arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade é expor sobre
os temas documentação, documentos e arquivo.
Documentos
Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para
registrar nossa presença e nossas ações no mundo. Vejamos
esta trajetória: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, é
possuidora de Registro de nascimento, Cartão de vacinação,
Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histórico escolar,
Identidade, Certidão de casamento, etc.
As instituições, públicas ou privadas, são produtoras, receptoras
e, além disso, preservam e guardam grande quantidade
de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de
existir, mas outros são preservados como memória viva: documentos
administrativos e históricos estão arquivados em
lugares próprios para isso, tais como: instituições privadas ou
públicas, centros de documentação, bibliotecas, etc.
Entendemos por documento, conforme o Dicionário Houaiss
Eletrônico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado
fato ou objeto de valor documental, como construções,
peças, papéis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo
que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acontecimento.
Faça a relação de alguns documentos que você
mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a
função social deles.
Como você mesmo identificou, cada documento que utilizamos,
em um contexto específico, tem uma função social peculiar,
isto é, tem uma finalidade, um motivo de existência.
Documentação
A vida moderna se apresenta de forma complexa, cuja dinâmica
da sociedade atual diferencia-se devido ao progresso industrial
e tecnológico. Nesse contexto, os conhecimentos são
produzidos de diferentes formas e por diversas instituições.
37
UNIDADE 4 – Noções de documentação e arquivo I M P O R T A N T E
Para que seja mais fácil o acesso a eles, documentos especializados
são produzidos e normatizados, registrando fatos e
conhecimentos conforme sua função social. Desse processo,
surge a documentação que constitui o conjunto de métodos
que tem como objetivo a produção, sistematização, distribuição
e utilização de documentos.
Quanto à finalidade da documentação, vamos ler o que João
Bosco Medeiros e Sonia Hernandes têm a dizer:
“Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar todos
os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir
sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da
tecnologia, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da
forma como foi organizada e de como é utilizada.”
(MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. São Paulo: Atlas,
2004. p. 211.)
A função social da documentação é de auxiliar o planejamento,
o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nível, a busca
da história, de fatos, isto é, referências necessárias para se
tomar decisões e, sobretudo, gerar informação.
Conforme a natureza da empresa, a informação se organiza
e se encontra disponível na forma de jornais, livros, manuais,
noticiários, boletins, teses, monografias, programas de computador,
etc.
Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informações peculiares
estão registradas em gêneros (documentos) específicos:
livros-ata, históricos escolares, diários de classe, memorandos,
requerimentos, ofícios, projeto político-pedagógico
da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos
organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relação
ao processo de produção, distribuição e utilização desses documentos.
Por meio desse processo se organiza e registra a
vida escolar do aluno, escrevendo páginas e páginas da história
de uma escola, cidade, Estado ou país, enfim, da sua educação.
A documentação se apresenta na forma comercial, científica
ou oficial, conforme sua organização, utilização ou finalidade.
É comercial quando é organizada e utilizada pelas empresas e
destina-se a fins estritamente comerciais. É científica quando
o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas
ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. E, por
fim, é oficial quando sua organização e utilização têm o objetiUNIDADE
4 – Noções de documentação e arquivo
38
vo de auxiliar e assessorar a Administração Pública no que diz
respeito à coleta e à classificação de documentos oficiais, tais
como: Leis, Leis Complementares, Decretos, etc.
Hoje, a informática tem nos ajudado muito, facilitando a busca
de documentação e informações em bancos de dados sistematizados
de forma precisa e eficiente, tanto é que várias
empresas já estão informatizadas, inclusive as instituições de
ensino.
Arquivo
Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos
guardá-los de alguma forma, visto que neles encontam-se informações
preciosas. E como fazer isso?
Geralmente, como você guarda seus documentos
pessoais, tais como: diplomas, certidões, entre outros?
Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um
arquivo. Vamos ler o que as informações do Dicionário Houaiss
nos diz sobre arquivo:
Resumidamente: arquivos são conjuntos organizados de documentos,
produzidos ou recebidos e preservados por instituições
públicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E são divididos
em duas categorias: públicos e privados. Os públicos
são produzidos ou recebidos por instituições governamentais
de caráter federal, estadual ou municipal. Os privados são
1. Conjunto de documentos manuscritos,
gráficos, fotográficos, etc., produzidos,
recebidos e acumulados no decurso
das atividades, de uma entidade
pública ou privada. Inicialmente, como
instrumentos de trabalho e posteriormente
conservados como prova e evidência
do passado, para fins de direito
dessa entidade ou terceiros, ou ainda
para fins culturais e informativos. 2.
Conjunto de documentos relativos à
história de país, região, cidade, instituição,
família, pessoa, etc. 3. Recinto
onde se guardam esses documentos.
4. Conjunto de dados digitalizados que
pode ser gravado em um dispositivo
de armazenamento e tratado como
ente único. Arquivos podem conter
representações de documentos, figuras
estáticas ou em movimento, sons
e quaisquer outros elementos capazes
de serem digitalizados.
Arquivo
(HOUAISS, Antônio. Dicionário Houaiss da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.
p. 294).
39
UNIDADE 4 – Noções de documentação e arquivo I M P O R T A N T E
produzidos e recebidos por pessoas físicas, conforme suas
atividades específicas, e instituições que não são públicas. O
arquivo tem como função classificar, organizar e preservar a
documentação.
Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevância,
pois guardam a memória histórica individual e coletiva, manifestações
culturais, fatos da civilização, leis, criações científicas
e tecnológicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.
Escreva sobre a importância da organização de arquivos
públicos e privados, bem como sua função social.
Tipos de arquivo
Os arquivos são classificados em três tipos: ativo, inativo e
morto. A esses tipos relaciona-se a freqüência do uso ou consulta.
• Arquivo morto: onde estão guardados documentos que
nunca ou pouquíssimas vezes são consultados. Apesar da
condição desse tipo de arquivo, não deve ser considerado
depósito de lixo. Existem depósitos próprios para esse tipo
de arquivo, como por exemplo: caixas de papelão próprias.
• Arquivo inativo: armazena documentos com pouca freqüência
de uso. Uma boa opção para esse tipo de arquivo, quando há
grande quantidade de documentos, é a microfilmagem, cujo
processo de reprodução fotográfica reduzida atinge 95% do
tamanho original do documento.
• Arquivo ativo: guarda documentos que são utilizados com
muita freqüência, documentos em processo de conclusão e,
também, do ano letivo.
Espécies de arquivo
Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera
federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas,
judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:
correntes, temporários e permanentes.
• Arquivo corrente: blocos de documentos atuais que são conUNIDADE
4 – Noções de documentação e arquivo
40
sultados com muita freqüência, para a realização de tarefas,
esclarecimento de dívidas e pesquisas.
• Arquivo temporário: bloco de documentos que é retirado de
arquivos correntes para ser transferido para depósitos temporários.
• Arquivo permanente: bloco de documentos de caráter histórico,
cultural ou científico que são preservados indefinidamente.
Responda a questão antes de ler o tópico abaixo:
existem documentos que possuem tempo de validade?
Por quê?
Destruição de documentos: como se faz?
Vamos pensar que alguns documentos possuem data de validade.
Alguns documentos são guardados por 1, 2 ou 5 anos.
Depois que o tempo de validade dos documentos venceu,
eles são destruídos.
Para que possamos destruir qualquer documento,
com data de validade, de domínio público, que não
serve mais, precisamos fazer o registro em documento
próprio e observar, primeiramente, as regras da
instituição.
Para efetivar a classificação de validade de tempo de certos
documentos é necessário analisar a sua importância, o seu
valor documental e social, e se caiu em desuso.
Transferência de documentos
Com freqüência, é preciso verificar as condições dos arquivos
para realizar a transferência de documentos. Com a verificação
e análise de documentos, saberemos para onde transferir
os documentos, se é para o arquivo inativo ou morto, ou se o
documento permanece no arquivo ativo.
Os processos de transferência de documentos são:
• periódico – fazemos a transferência de documentos para o
41
UNIDADE 4 – Noções de documentação e arquivo I M P O R T A N T E
arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias preestabelecidos.
• Permanente – em que a transferência de documentos se dá
em intervalos não preestabelecidos, quando for necessário,
devido ao acúmulo de documentos.
• Diário – em que a transferência é, como o próprio nome diz,
diária, quando consultamos um documento e verificamos
que não é mais necessidade mantê-lo no arquivo ativo, então,
podemos transferi-lo para o arquivo inativo ou morto.
O ato de preservar documentos é tão importante que há uma
lei na constituição que assegura isso. Vejamos o que diz o artigo
abaixo:
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material
e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência
à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade
brasileira, nos quais se incluem: (EC n. 42/2003)
I – as formas de expressão;
II – os modos de criar, fazer e viver;
III – as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV – as obras objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às
manifestações artístico-culturais;
V – os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico,
paleontológico, ecológico e científico.
§ 1o O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá
o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento
e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.
§ 2o Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
§ 3oA lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e
valores culturais.
§ 4o Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.
§ 5o Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências
históricas dos antigos quilombos.
Antigamente, a preservação documental tinha caráter histórico.
A preocupação primordial era justamente proteger a memória
histórica dos fatos registrados na forma de documentos.
Com o passar do tempo, houve o aumento de produção e
veiculação de informações técnicas e científicas em diferentes
setores da sociedade. Na Administração Pública, principalmente,
tem-se produzido, a cada dia, mais e mais documentos.
Com isso, atualmente o objetivo de preservar e arquivar
documentos não é só histórico, mas sim de racionalizar a
informação, proporcionar a eficiência administrativa e tornar
prática a tomada de decisões.


UNIDADE 5 – Onde arquivar os documentos?
44
Como sabemos, os documentos registram fatos e informações
úteis e relevantes, por isso precisamos arquivá-los em lugares
próprios e seguros. Existem vários tipos de pastas, depósitos
de papelão, equipamentos de ferro e fichários para o arquivamento
de documentos. Portanto, nesta unidade, nosso objetivo
é identificar os procedimentos para guardar documentos.
Organização de arquivos
Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípios
básicos, como segurança, previsão, simplicidade, acesso
e flexibilidade.
A preocupação com a segurança de arquivos é imprescindível.
Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravio
e condições impróprias de preservação de documentos
e manter os sigilosos em lugar conveniente.
É muito desagradável ter de encontrar um
documento no arquivo, com urgência, e não
conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar
precisão para quem o consulta. Assim, quem organiza
um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa
utilizá-lo, garantindo que os documentos sejam
localizados com facilidade. Para que isso ocorra,
o arquivo precisa ser simples, funcional e de fácil
compreensão.
Com a dinâmica dos serviços administrativos e com o passar
do tempo, a tendência é o número de documentos aumentar.
UNIDADE 5 – Onde arquivar os documentos?
45
I M P O R T A N T E
Isso nos leva a observar o crescimento do volume e a complexidade
dos documentos a serem arquivados. Por isso, não
precisamos adotar normas rígidas de arquivamento, mas sim
sermos flexíveis para esse procedimento, para que não sejam
arquivados quaisquer documentos.
Métodos de arquivamento
Como vimos, arquivar é um processo que exige conhecimento
e técnica. Na maioria das vezes o adquirimos na prática
rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola.
Já falamos sobre documentação, tipos e espécies de arquivo,
e transferência de documentos. Agora, vamos relembrar ou
conhecer alguns métodos de arquivamento?
São vários os métodos de arquivamento: alfabético, numérico
e alfanumérico. Contudo, nesta unidade, vamos falar do método
alfabético, que é o mais simples, prático e proporciona-nos
consultas diretas e rápidas. Além disso, é o mais utilizado nas
instituições, principalmente na secretaria escolar, onde o mais
importante, para nós, são os nomes dos alunos.
Vamos pôr em ordem alfabética os seguintes
nomes:
Maria Eduarda Melo Dias
José Alencar de Lima Junior
Pedro Jaime de Sousa Filho
Alice Moura Neves
Carlos Nascimentos Barbosa
O método alfabético refere-se ao nome de pessoas, de
empresas ou razões sociais.
Bem, você já começou organizando o exemplo do método alfabético.
Agora, vamos descrever algumas regras do método
e sua ordem de arquivamento.
UNIDADE 5 – Onde arquivar os documentos?
46
Arquivamento por nomes
Nome de pessoas Ordem de arquivamento
Lucas Eduardo de Sousa Dias Aguiar Lúcia Maria
Lúcia Maria Aguiar Carvalho Manuel (Filho)
Alice Sales de Monteiro Castelo Branco Luis
Dr. João Almeida Soares De Marco Pedro
Manuel Carvalho Filho Del Vigna Dalva
Vanda Almeida Pazos Dias Lucas Eduardo de Sousa
Almir Lima Dutra Junior Dutra Almir Lima (Junior)
Dalva Del Vigna Monteiro Alice Sales de
Luis Castelo Branco Pazos Vanda Almeida
Pedro de Marco Soares João Almeida (Dr.)
Débora Ferreira Vasconcellos Vasconcelos Débora Ferreira
A classificação por ordem alfabética permite vários procedimentos:
• palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra;
• o último sobrenome vem primeiro, por exemplo: Dias Lucas
Eduardo de Sousa
• não se considera na ordem de arquivamento: títulos, graus
de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho;
• nomes precedidos por prefixos são arquivados conforme a
primeira letra do prefixo. A primeira letra do prefixo é escrita
com letra maiúscula: Del Vigna Dalva;
• não se separa sobrenome composto por substantivo e adjetivo:
Castelo Branco Luis.
Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome,
não são considerados na ordem de alfabética: Monteiro Alice
Sales de.
Nome de empresas Ordem de arquivamento
Editora Parábola Banco do Brasil
Banco do Brasil Dois Irmãos Oliveira Mercado
Mercado Boa Sorte Editora Parábola
O Estado de São Paulo Estado de São Paulo (o)
2 Irmãos Oliveira Mercado Mercado Boa Sorte
UNIDADE 5 – Onde arquivar os documentos?
47
I M P O R T A N T E
No arquivamento de nome de empresas segue a ordem direta,
observando o seguinte:
• escrevemos os números por extenso;
• não consideramos o artigo (a, as, o, os) no arquivamento, ele
é deslocado para o fim: Estado de São Paulo (o).
Arquivamento por assunto
Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de assunto.
Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a
ordem de data, por exemplo.
Dia dos Estudantes
Dia dos Professores
Festa Junina
Reunião do Conselho de Classe
Como já vimos, o método alfabético possibilita vários procedimentos
de arquivamento.
Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo com o
método de classificação que escolhemos e, dentro das pastas,
também organizamos documentos conforme uma classificação,
dependendo da função do arquivo e do tipo de documento.
Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gênero da correspondência,
há uma pasta para cada gênero: Avisos, Memorando,
Ofício e Requerimento. Em cada pasta os documentos
são arquivados por data.
Em uma secretaria escolar, os arquivos são organizados de
diferentes formas, pois há uma diversidade de documentos
que são manuseados e preservados nos arquivos, como documentos
de alunos, correspondências oficiais, livros-ata, diários,
Leis, etc.
Outras formas de arquivamento
São as necessidades da secretaria escolar que ditam a forma
de arquivar documentos. Às vezes, há necessidade de arquivar
documentos por data, ano, série. É o caso de correspondência
expedidas e recebidas, dossiês ou pastas de alunos. Vale
UNIDADE 5 – Onde arquivar os documentos?
48
ressaltar que os documentos dos alunos, em muitas escolas,
são arquivados em armários de grande porte com pastas suspensas,
para tornar prático o manuseio.
Pesquise como são arquivados documentos em sua
escola. Depois, convide um(a) colega da escola e organize
um arquivo, conforme procedimentos aqui descritos
neste módulo ou conforme a pesquisa realizada.
Protocolo e Registro
Um serviço essencial é o registro de entrada e de saída de
documentos na escola. Para isso, é necessário o uso diário
do livro de protocolo, pois somos seres humanos e a nossa
memória costuma falhar. Com registros escritos, podemos esclarecer
dúvidas, atestar a expedição e recebimento de documentos.
Informática
Hoje, quem trabalha com o computador sabe da sua grande
utilidade. Muitas escolas de várias cidades do país já estão
equipadas com computadores, utilizando a tecnologia da
informática. Contudo, conhecemos a realidade do Brasil, há
uma triste desigualdade social: muitas escolas já se servem do
computador para a otimização dos serviços administrativos,
porém muitas outras ainda utilizam máquina de escrever.
As pessoas, que trabalham nas escolas informatizadas, relatam
que a informática é um sistema que ajuda muito nas rotinas
da escola.
Nossa esperança é que todas as escolas do Brasil tenham
computadores e que sejam utilizados para facilitar os serviços
administrativos da equipe da secretaria escolar.

UNIDADE 6 – Atitudes no contexto de trabalho e ética profissional
50
O objetivo desta unidade é falar de algumas atitudes que podemos
adotar para estabelecer uma boa interação com as
pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre ética profissional.
Nem sempre a formação técnica para lidar com o trabalho é
o suficiente para desempenhar bem as atividades atribuídas a
ele. Hoje, precisamos aprender a estabelecer uma boa relação
e interação com as pessoas, principalmente no contexto escolar.
Para isso, é necessário observar, primeiramente, como
podemos fazer isso. Então, aconselhamos o seguinte:
• a discrição;
• o respeito às pessoas;
• o respeito às leis e à hierarquia;
• o interesse pelo trabalho que se propõe realizar;
• a organização da tarefas diárias;
• o saber ouvir;
• a sensibilidade para dividir tarefas de forma eqüitativa entre
os colegas de trabalho.
No cumprimento de tarefas, devemos atentar para o seguinte:
• divisão do trabalho entre os pares de forma eqüitativa;
• ouvir os pares nas suas dúvidas em relação ao serviço as
eles atribuídos;
• conferir os serviços realizados;
• não concordar com a saída de documentos da secretaria
sem acompanhamento;
• conferir escrituração produzida na secretaria escolar com a
finalidade de evitar assinatura e expedição de documentos
com erro.
Faça uma reflexão sobre a seguinte afirmação e
comente-a: “às vezes, é muito complicado estabelecer
uma boa interação interpessoal, visto que nem todas
as pessoas do meu local de trabalho respeitam a discrição
e assumem suas responsabilidades”.
UNIDADE 6 – Atitudes no contexto de trabalho e ética profissional
51
I M P O R T A N T E
Ética profissional
Quando assumimos uma função social em uma instituição
pública ou privada, devemos atentar para questões éticas. É
preciso saber o que é ética e como podemos ter uma postura
ética. Contudo, é complexo definir essa palavra que tem tantos
significados para nós. Para que possamos refletir sobre
ética, vamos ler o texto a seguir.
A Ética Hoje
Conforme a frase de Kant: “age de maneira que possas querer que o motivo que
te levou a agir se torne uma lei universal”, temos como centro a consciência moral
e, portanto, a responsabilidade moral da pessoa. Assim, o dever ético apela para o
pessoal, individual, mesmo que não se viva sozinho no mundo. O filósofo Theodor
Adorno (1903-1969) diz que a ética está reduzida a algo individual, privativo.
O filósofo Hegel defendia que a liberdade acontece eticamente dentro das instituições
históricas e sociais, como na família, na sociedade civil e no Estado.
Ele afirmava que o Estado é a realidade efetiva da idéia ética.
Hoje, vemos que os grandes problemas éticos estão ao redor da família, da sociedade
civil e do Estado. Então, ao vermos uma ética concreta, não podemos
deixar de lado essas estruturas em que estamos inseridos.
A humanidade no século XX sentiu-se abalada em duas ocasiões. Podemos
afirmar que foram episódios devastadores os de 1914-1918, a 1a Guerra Mundial,
e de 1939-1945, a 2a Guerra Mundial. Esses acontecimentos atingiram
todos os aspectos da vida e da cultura mundial. Tivemos um repensar sobre
sociedade, política, costumes, crenças, saber, ciência. Algumas análises, diagnósticos
e previsões colocavam a humanidade numa responsabilidade ética
otimista, e outras mostravam um fim fatal.
Na década de 1980, temos o início da chamada idade da “ética”. Nas linguagens
religiosas, nas filosofias, nas políticas, nas ciências humanas em geral,
os temas éticos passam a ser privilegiados, e a exigência ética no comportamento
do homem desencadeia uma nova maneira de ser na sociedade.
Na década de 90 pudemos perceber que a crise maior da humanidade aconteceu
no terreno das razões de viver e nos fins que dão sentido ao viver. Estamos
hoje numa crítica ética, anunciadas no presente, mas que será do futuro. Ela
não é a crise do Ter mais, é a crise do Ser. É a busca entre sentido e não-sentido.
Aqui se localiza a crise onde se desenrolam os temas éticos, tanto na
linguagem quanto nas preocupações do mundo ocidental.
Voltando ao lugar dos acontecimentos dos grandes problemas éticos de hoje – a
família, sociedade civil e Estado –, deparamo-nos com uma ética concreta. Então,
cabe investigar e refletir sobre essas questões e outras como as seguintes.
O que é ética no relacionamento familiar?
Quem dita os direitos e deveres dos pais e filhos? A autoridade dos pais vem
de onde? Que tipo de educação deve ser dada aos filhos? Quem dá as ordens
da casa são os pais ou os filhos? Quem pode querer impor a sua vontade, os
pais ou os filhos? O amor é um sentimento livre? Qual o sentido de fidelidade
que temos hoje? O que dizer hoje da promessa do “sim, até que a morte nos
separe”? Qual deve ser a nova ética nas formas de relacionamento heterossexual?
Como fundamentar as diferentes escolhas de vida, desde a vida celibatária
até a homossexual?
O que é ética no relacionamento da sociedade civil?
Numa sociedade excludente, como falar de ética onde a propriedade é um
privilégio de poucos? E o que dizer quando o desemprego é alto e baixa é a
perspectiva de salário justo? E quanto às formas de exploração da mão-deobra
num sistema capitalista? Numa sociedade civil, composta de analfabetos
UNIDADE 6 – Atitudes no contexto de trabalho e ética profissional
52
(nas letras e na política), falar de ética é sempre pensar em revolucionar toda
uma situação atual?
Ouvimos dizer que precisamos ter em nosso país uma reforma do Estado (que
seria reforma política, fiscal, estrutural...). O discurso é longo e duradouro, pois
parece que não há interesse que isso venha a acontecer. De outro lado, vemos
que não haverá reforma do Estado se não houver uma reforma ética sobre a
idéia do bem comum, do bem público – o que é de todos e é de ninguém –, da
propriedade particular que hoje nas doutrinas éticas é vista como uma forma
de extensão da personalidade humana, do seu povo, de sua segurança pessoal
e, acima de tudo, da autoconfiança sobre o mundo em transformação.
O que é ética no relacionamento com o Estado?
Temos aqui problemas éticos complexos. Somente há liberdade do indivíduo
quando se respeita a liberdade do cidadão em um Estado livre e direito. Portanto,
o respeito e a ética é adquirida por meio de leis, como a Constituição, os
Direitos Humanos, a definição e divisão dos poderes para evitar abusos, com
prática de eleições periódicas. Ninguém é livre numa ditadura. O questionamento
sobre a função do Estado está entre as alternativas:
- os Estados existem de fato com o intuito de buscar um interesse comum e
universal, deixando interesses de classes ou de pequenos grupos;
ou
- os Estados são aparelhos conquistados por grupos ou classes para fazer uso
como instrumento de hegemonia, para dominação e exploração.
Inquieta-nos muito em nossa consciência moral toda forma de política ditatorial,
totalitária e autoritária. Quem gosta de ser submetido a uma forma de
incapacidade de escolha, de ação, de questionamento e mudança? O que está
sustentando hoje as relações internacionais?
O que dizer do problema moderno que enfrentamos e do qual estamos vivendo
que é a massificação? Essa massificação acontece nas relações de trabalho,
na vida social e familiar. As pessoas vão sendo colocadas cada vez mais
na função de simplesmente aceitar as coisas, de serem indiferentes aos fatos,
perdendo a arte de falar e de expressar-se, perdendo, por isso, a voz e a vez.
Filósofos do nosso tempo falam da despolitização das massas, do desaparecimento
ou dominação do espaço público.
(WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando a ética. 9. ed.
Florianópolis: Sophos, 2005. p. 79-82.)
Agora que você leu o texto sobre ética e tirou
suas próprias conclusões do que seja isso, discuta com
colega(s) a respeito do tema. Depois, escreva sobre o
que é ser ético para você.
Para você relembrar o que é ética, retiramos do mesmo
livro do texto “A Ética Hoje” (p. 15) a seguinte definição.
Ética: vem da língua grega, ethos, significando
modo de ser, a forma usada pela pessoa para organizar
sua vida em sociedade. É o processo feito pela pessoa
de transformar em normas/regras práticas os valores
surgidos no grupo e na cultura em que vive.
UNIDADE 6 – Atitudes no contexto de trabalho e ética profissional
53
I M P O R T A N T E
Vale enfatizar que no Módulo 1 do Profuncionário, esse assunto
é discutido. Contudo, refletir sobre ele nunca é demais.
Como ser ético sempre pode ser um ato de educar?
Reflita sobre esse enunciado e dê seu ponto de vista.
Princípios éticos profissionais
Não é nosso objetivo dar receita de princípios éticos de um
profissional. Contudo, sempre é bom revisar tais princípios:
• respeito à profissão;
• manter sigilo profissional, zelando de assuntos administrativos
e que dizem respeito à direção, a coordenadores, a professores,
aos alunos, isto é, a todas as pessoas envolvidas
no processo educativo;
• ser firme e verdadeiro em seu discurso e na conduta profissional,
para que possa gozar da confiança das pessoas;
• cumprir suas obrigações de forma honrada e correta;
• cumprir horário e realizar com eficiência e pontualidade as
tarefas que lhe forem confiadas;
• reconhecer suas limitações e tentar desenvolver habilidades
que lhe possibilitem desempenhar bem suas tarefas;
• zelar pelo patrimônio da instituição onde atua;
• zelar pelas normas e procedimentos institucionais;
• evitar omissões, negligências e atos irresponsáveis que prejudiquem
a instituição e as pessoas.


UNIDADE 7 – Contexto de trabalho e papéis sociais
56
Nas nossas aulas, estamos falando de linguagem, interação,
documentos, modo de arquivá-los e, também, de alguns papéis
sociais que são tão importantes para o funcionamento da
escola. Pois, como já dissemos, a escola constitui uma instituição
e precisa da atuação de pessoas para existir. Então, neste
contexto, falaremos de quem trabalha como encarregado(a)
administrativo(a) e secretário(a) escolar. Contudo, o que falamos
aqui serve para muitos(as) servidores(as) da escola. Portanto,
o objetivo desta unidade é identificar a contribuição de
servidores(as) administrativos(as).
A escola é uma instituição social que tem por finalidade oferecer
a educação formal, isto é, uma educação que está organizada na
forma de currículo, disciplinas de diferentes áreas do conhecimento,
metodologias, que envolvem trabalho pedagógico e também
outros serviços, que são realizados por muitos servidores.
Normalmente, a direção de uma escola é composta por cinco papéis
sociais: diretor(a), vice-diretor(a), assistente pedagógico(a),
assistente administrativo(a) (encarregado ou encarregada) e
secretário(a) escolar (chefe de secretaria). Vejamos que não são
apenas cargos, mas essas pessoas, ao assumirem suas funções
na escola, estão assumindo também seu papel social de educador,
pois estão lidando com pessoas que estão em processo
de formação. Aqui, como já dissemos, vamos falar apenas de
alguns desses papéis sociais.
Encarregado(a) administrativo(a)
Esse papel social faz parte do quadro de servidores(as) de cargo
de confiança. Na ausência do diretor(a) ou vice-diretor(a),
é o(a) encarregado(a) administrativo(a) que assume a direção,
temporariamente, da escola, visto que assessora a direção. A
pessoa que assume tal papel tem em sua rotina cuidar dos serviços
referentes ao quadro de pessoal da escola.
Assim, algumas atribuições desse papel social são: fazer o controle
de freqüência, atestado médico, abonos, licença-gestante
e outras licenças; fazer o controle do percentual de professores
que têm direito a tirar a licença-prêmio; fazer o controle de gratificação
dos professores, etc.
E, ainda, cuidar do patrimônio da escola, registrando, em livro
próprio, quando ocorrer dano a ele ou roubo de algum bem.
Também a essa pessoa cabe tomar as providências para que o
fato seja registrado pela polícia.
Para falar de papéis sociais
e de escrituração escolar,
tomamos como base a
estrutura administrativa
de escolas públicas do
Distrito Federal. Isso não
significa que todas as
escolas públicas do Brasíl
tenham essa mesma
estrutura administrativa,
mas essa referência nos
auxilia para um trabalho
mais linear. Portanto, cabe
a você comparar nossa
exposição e tirar proveito,
ao máximo, do que for
nescessário para sua
formação. Lembre-se de
que aprendemos o tempo
todo, pois precisamos
de soluções para os
problemas que surgem no
trabalho.
UNIDADE 7 – Contexto de trabalho e papéis sociais
57
I M P O R T A N T E
Além dessas atribuições, também é responsável em vistoriar
o funcionamento físico da escola com o objetivo de averiguar
se tudo está em ordem, se não está faltando água, energia
elétrica, etc.
Se não há quem cuide do pessoal e da estrutura física da escola,
com certeza não haverá como oferecer uma educação
satisfatória aos(às) alunos(as), pois como sabemos é necessário
um conjunto em funcionamento, mas por trás disso há
sempre o exercício de um papel social.
Entreviste um(a) encarregado(a) administrativo(a)
e peça a ele(a) que fale sobre suas atribuições sociais
na escola e depois discuta em grupo a importância do
trabalho dessa pessoa para a escola.
Seria interessante perguntar a este profissional quais
são os gêneros (documentos) que ele/a utiliza em seu
trabalho.
Papel do(a) secretário(a) e seus(suas) auxiliares
O que o(a) secretário(a) e seus auxiliares fazem na escola é
uma forma peculiar de educar, em que cada um(a) contribui
com seus conhecimentos e seus serviços específicos. Vale
ressaltar que algumas atribuições são restritas a esse profissional,
como as que se seguem:
• assessorar o(a) diretor(a) da escola em serviços técnicos, relacionados
à secretaria;
• identificar a documentação de toda a escola;
• planejar, coordenar, controlar e supervisionar as atividades
da secretaria;
• cuidar da vida escolar do aluno;
• prestar atendimento e informações a pais e alunos sobre assuntos
pertinentes ao interesse dessas pessoas, observando
o aspecto sigiloso da informação;
• manter atualizados todos os livros da secretaria;
• participar de reuniões;
• organizar e atualizar arquivos, coletâneas de Leis, regulaUNIDADE
7 – Contexto de trabalho e papéis sociais
58
mentos e outras normas relacionadas à escola;
• elaborar redação pertinente à escola e digitar (ou datilografar),
quando necessário;
• instituir e encaminhar processos relacionados à secretaria;
• orientar professores(as) quanto ao preenchimento do diário
de classe;
• acompanhar lançamentos de menções, conceitos ou notas,
dias letivos e freqüência;
• supervisionar entrada e saída de documentos;
• assinar documentos da secretaria;
• realizar outras atividades pertinentes à secretaria;
• Cabe, ainda, especificar as atribuições de seus(suas) auxiliares.
Comente sobre a importância dos trabalhos desenvolvidos
na secretaria escolar para o funcionamento da
escola.
Especificações que devem ser observadas
Há trabalhos que são específicos da secretaria escolar que devem
ser observados, tais como:
1 abertura e encerramento do ano ou semestre eletivo;
2 expedição de registro de diplomas e certificados;
3 matrículas de alunos(as) por série, turma, turno e nível de
ensino;
4 incineração de documentos escolares;
5 levantamento de informação para o censo escolar;
6 organização de documentos para nomeação e exoneração do
diretor(a), vice-diretor(a) e secretário(a);
• freqüência de alunos(as) às aulas;
• recebimento e expedição de transferências de
alunos(as);
• trancamento de matrícula e desistência;
UNIDADE 7 – Contexto de trabalho e papéis sociais
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• controle de alunos(os) aprovados, reprovados,
em recuperação e em dependência;
• dispensa de educação física;
• resultados de avaliação parcial, bimestral, semestral,
final e, também, recuperação de estudos;
• aproveitamento, adaptação, equivalência de estudos
e promoção excepcional de estudos.
Como percebemos, são muitas as atribuições das pessoas que
lidam com os serviços da secretaria escolar, algumas são específicas
ao(à) secretário(a), como por exemplo: assinar documentos
e registro de nomeação e exoneração do(a) diretor(a).
O trabalho dessas pessoas é essencial para o funcionamento
da escola, pois por suas mãos passam documentos que asseguram,
em qualquer época, a verificação da identidade de
cada aluno(a) e o seu panorama de estudo.


UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
62
Cada instituição pública ou privada, prestadora de serviços
específicos, possui documentos que marcam as atividades
que são realizadas nesse determinado contexto. A esses documentos
chamamos de gêneros textuais administrativos,
burocráticos ou institucionais. Veja um exemplo: geralmente,
em um banco, os gêneros textuais peculiares a seus serviços
são cheques, formulários bancários com diferentes finalidades,
contratos financeiros, principalmente procedimentos realizados
por meio eletrônico, etc. Muitas instituições administrativas
produzem gêneros comuns, como: cartas comerciais,
atas, memorandos, ofícios, contratos, etc. Mas, o que muda
em seus textos é o assunto, a finalidade, que expede e que
recebe. Partindo dessa primeira exposição, o objetivo desta
unidade é explicar os gêneros textuais administrativos da escola
e seus usos.
A escola também possui seus gêneros textuais específicos. O
professor, por exemplo, trabalha com o livro didático, textos,
diário de classe, etc.
A secretaria também possui seus gêneros textuais peculiares,
isto é, o conjunto de textos com configurações específicas,
que pertencem a um contexto específico e que serve a uma
esfera social, que é a comunidade da escola. Portanto, ofício,
requerimento, ata, ficha, certificado, histórico escolar, declaração,
memorando, cadastro de professores(as), diário de classe
são, por exemplo, gêneros textuais da secretaria escolar, pois
têm configurações e finalidades específicas e servem, principalmente,
para estabelecer a comunicação entre as pessoas.
Quando o(a) aluno(a) recebe seu histórico escolar pode ler a
síntese de toda a sua trajetória de estudos, pesquisa, resolução
de questões, interação com professores(as), colegas e
direção, etc. Isso significa que o histórico escolar é um gênero
textual da linguagem escrita, que tem uma finalidade social: a
história escolar de uma pessoa que passou pelo ensino fundamental
e/ou médio.
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
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Gêneros Textuais
Cada texto bem sucedido cria para seus leitores um fato social. Os fatos sociais
consistem em ações sociais significativas realizadas pela linguagem, ou atos de
fala. Esses atos são realizados através de formas textuais padronizadas, típicas e,
portanto, inteligíveis, ou gêneros, que estão relacionadas a outros textos e gêneros
que ocorrem em circunstâncias relacionadas. Juntos, os vários tipos de textos
se acomodam em conjuntos de gêneros dentro de sistemas de gêneros, os quais
fazem parte dos sistemas de atividades humanas.
(BAZERMAN, Charles. Gêneros textuais, tipificação e interação. São Paulo: Cortez, 2005. p.
22.)
Faça um levantamento dos documentos com os
quais a secretaria escolar lida, no que se refere ao aluno.
Gêneros da secretaria escolar
Neste longo tópico, identificaremos gêneros textuais escritos que
são utilizados na escola e que também os chamamos de escrituração
escolar. Veja que cada gênero tem uma finalidade social.
Ata de abertura de ano letivo
Tem como finalidade registrar a abertura do ano letivo que é
um fato relevante à história da escola e da educação.
ATA DE ABERTURA DO ANO LETIVO DE 2006
Aos vinte e sete dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e seis, de acordo
com o Calendário Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de
agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos
para o corrente ano, iniciou-se as atividades do ano letivo de dois mil e seis,
com adoção da(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do
ano de dois mil. A instituição de ensino funcionará no corrente ano letivo no
Ensino Fundamental – Segunda Fase, de quinta a oitava série. Nada mais tendo
a relatar, eu, Maria da Glória Campos Peixoto, Secretária, lavrei a presente ata,
que será assinada por mim e pelo Diretor desta instituição de ensino.
São Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
João Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto
Diretor Secretária
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
64
Ata de encerramento de ano letivo
Segue o mesmo padrão da anterior, mas com outra finalidade:
registrar o encerramento do ano letivo. Vale ressaltar que
pode se relatar, na forma de ata, o que foi modificado durante
o ano letivo referente à turma, aluno e outros tópicos.
ATA ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO DE 2006
Aos vinte dias do mês de dezembro do ano de dois mil e seis, de acordo com
o estabelecido no Calendário Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e
um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos
para o corrente ano, encerrou-se o ano letivo de dois mil e seis, após terem
sido cumpridos duzentos dias letivos e executadas a(s) grade(s) curriculare(s)
aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituição de ensino
funcionou nos turnos vespertino e matutino. Com oferta de Ensino Fundamental
– Segunda Fase, de quinta a oitava série. Sendo quinta e sexta série no período
matutino e sétima e oitava série, no período vespertino. Nada mais tendo
a relatar, eu, Maria da Glória Campos Peixoto, Secretária, lavrei a presente ata,
que será assinada por mim e pelo Diretor desta instituição de ensino.
São Pedro, 28 de fevereiro de 2006.
João Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto
Diretor Secretária
Observamos que datas e números de documentos são
escritos por extenso, nesse tipo de documento.
Termo de abertura e encerramento do instrumento (livro) de
registro de investiduras e exonerações
TERMO DE ABERTURA
Este livro contém 240 páginas, numeradas e rubricadas por mim, destinandose
ao registro de investidura e exoneração de Diretores, Vice-diretores e
Secretários Escolares.
Estabelecimento de Ensino
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
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TERMO DE ENCERRAMENTO
Nesta data, esgotamos todas as suas folhas, declaramos encerrado o
presente livro de Registro de Investidura e Exoneração.
Local e Data
Assinatura do(a) Diretor(a)
Termo de investidura do diretor(a), vice-diretor(a) e
secretário(a)
A autoridade responsável pela posse é definida no Regimento
Escolar da Instituição de Ensino.
TERMO DE INVESTIDURA DO DIRETOR
Aos doze dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e seis, a Senhora Júlia
Cardoso de Lima, natural de Brasília/DF, Registro Profissional n. 432 758, Carteira
de Identidade n. 145 567 – SSP/DF, 27 de abril de 1985, assume a função de
Diretora do Centro de Ensino Fundamental Anísio Teixeira, para qual foi nomeada,
por meio do Ato de Nomeação n. 8, de 26 de janeiro de 2006, publicado no D.O.U
n. 0056, de 17 de janeiro de 2006.
Brasília/DF, 12 de fevereiro de 2006.
Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)
Da autoridade competente empossado(a).
Termo de exoneração do diretor(a), vice-diretor(a) e
secretário(a)
TERMO DE EXONERAÇÃO DO VICE-DIRETOR
Aos vinte e dois dias do mês de novembro de dois mil e cinco, foi exonerado
da função de Vice-Diretor do Centro de Ensino Médio Padre Anchieta, o Senhor
José Antônio Dias Castro, por meio do Ato n. 46, de 18 de novembro de 2005,
publicado no D.O.U n. 98, de 16 de novembro de 2005.
Brasília/DF, 23 de novembro de 2005.
Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)
Da autoridade competente exonerado(a).
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
66
Documentos pertinentes ao aluno
Nesta parte, descrevemos procedimentos de processo de ingresso
e permanência do aluno na escola.
Procedimento de realização de matrícula nova
São vários os procedimentos para a efetuação de matrícula
nova, que dependem de fatos ocorridos na secretaria escolar.
Primeiro, após a renovação de matrícula de alunos que já estão
na escola, matrícula interna, verifica-se o número de vagas
remanescentes, isto é, disponíveis. Essas vagas são divulgadas
pela secretária por meio de cartazes, de telefone, ou de
interação face a face. No Calendário Escolar está estabelecido
período para matrícula que deve ser obedecido.
No período de matrícula, os interessados às vagas na escola
são atendidos, para esclarecimentos do procedimento de matrícula.
Os documentos apresentados por esses interessados
são examinados. Quando há casos de equivalência, adaptação
e aproveitamentos de estudos, a pessoa interessada em
efetuar a matrícula é encaminhada à direção.
Perfil da(a) aluno(a) para efetuação de matrícula nova
• Ser iniciante no processo de educação formal, não ter estudado
anteriormente em nenhum estabelecimento de ensino.
• Ter sido matriculado no ano anterior, mas que não renovou
sua matrícula.
• Ter sido transferido de uma escola para outra do mesmo sistema
de ensino ou de outro Estado da Federação, ou, ainda,
de outro país.
• Não ter documentação que comprove escolaridade anterior.
Procedimentos de matrícula
Para efetuar a matrícula das pessoas que estão com os documentos
organizados os procedimentos são:
• preencher formulário de solicitação de matrícula ou similar
em uma via, com os dados fornecidos por quem está interessando
em efetuar a matrícula. Esse interessado deve assinar
o formulário;
O(a) aluno(a) menor de idade não pode assinar o
formulário de matrícula.
• solicitar e identificar fotografias do(a) aluno(a), escrevendo o
nome e a série no verso;
• grampear as fotos na solicitação de matrícula, similar, declaração
provisória para matrícula ou histórico escolar e ficha
individual;
• compor a pasta individual do(a) aluno(a) com os documentos
relacionados acima.
É freqüente pais ou responsáveis ou outras pessoas tentarem
fazer matrícula na escola, sem ter a documentação necessária
para isso. Quando ocorrer essa situação, você deve recorrer
às leis federais, estaduais ou municipais do Conselho de Educação
ou Câmara de Educação Básica ou buscar conversar
com pessoas mais experientes no trabalho de secretaria, para
saber como agir nesses casos.
Renovação de matrícula
Todo ano ou semestre é realizada a renovação de matrícula
dos alunos que já estão na escola, pois todo aluno matriculado
no ano anterior tem direito a essa renovação. A instituição
de ensino tem o dever de assegurar as vagas dos alunos que
estão em atividade de recuperação.
Para a realização da renovação de matrícula, alguns procedimentos
devem ser organizados pelo secretário escolar e sua
equipe, que são:
• divulgar na comunidade escolar, com antecedência, informações
sobre período e normas para a renovação de matrícula
e pedido de transferência;
• compor as novas turmas depois do encerramento do período
de matrícula, preparando as listas de matrícula por série,
modalidade, turma e turno;
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
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UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
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• exigir declaração, em formulário próprio, do(a) pai (mãe) ou
do(a) aluno(a), ou do responsável para efetuar a renovação
de matrícula, caso o(a) aluno(a) seja menor de idade;
• após a renovação, fazer levantamento do número de vagas
disponíveis para matrícula nova.
Transferência de aluno
Consiste na transferência do(a) aluno(a) de uma instituição de
ensino para outra, de um curso para outro, de uma habilitação
para outra, de um Estado para outro, de um país para outro,
conforme sua solicitação, caso seja maior de idade, ou do pai,
mãe ou responsável, caso seja menor de idade.
Para a realização da transferência, a secretaria escolar recebe a
solicitação do(a) interessado(a) e procede a preparação do histórico
escolar que é o principal documento desse processo. A
transferência do(a) aluno(a) pode ocorrer em dois momentos:
• Durante o ano letivo: providenciam-se o histórico escolar,
datado e assinado pelo(a) diretor(a) e pelo(a) secretário(a)
escolar, e a ficha individual do(a) aluno(a), ambos com cópia.
Entregamos ao solicitante responsável o original do histórico
escolar e a ficha individual. Peça o recibo do interessado nas
cópias desses documentos. Essas cópias serão arquivadas
na pasta individual do(a) aluno(a) que será remanejada para o
arquivo permanente. Deve-se registrar a transferência do(a)
aluno(a) no diário de classe e avisar aos(às) professores(as)
da turma sobre o ocorrido.
• Final do ano letivo: quando a transferência ocorre nesse período,
providenciamos histórico escolar com cópia, lançado
no campo pertinente todas as informações necessárias da
vida escolar do aluno, como: dispensa de educação física,
etc. Quanto a recibo e arquivamento, o procedimento é similar
ao tópico anterior (transferência durante o ano letivo).
O recibo consta de data da entrega do documentos
de transferência e assinatura de quem recebeu. Observe
os termos:
Recebido em 12/07/2006.
Por Maria Tereza de Souza Araújo.
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
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Adaptação de estudos
Consiste no procedimento pedagógico com o objetivo de
complementar carga horária, conteúdos ou componentes curriculares
inexistentes ou insuficientes ao currículo do curso
pretendido.
Diante desse caso, para a efetivação de matrícula, é necessário
analisar previamente o histórico escolar do aluno, com a finalidade
de constatar a regularidade e autenticidade desse documento.
Depois desse procedimento, a documentação deve ser
encaminhada aos responsáveis para análise do caso de adaptação
e aproveitamento de estudos, com o objetivo de definir um
e/ou mais componente(s) curricular(es) necessário(s) à adaptação.
Após esse procedimento, registramos a adaptação a ser
cumprida na ficha de solicitação de matrícula ou em outros gêneros,
conforme o caso. E, ainda, registramos o resultado final
da adaptação em ata, na ficha individual e, em caso de transferência,
também no histórico escolar.
Aproveitamento de estudos
Consiste em um recurso pedagógico que possibilita à instituição
de ensino creditar estudos, que contemplem o(a) aluno(a),
de mesmo ou equivalente valor formativo, realizados com
aproveitamento em outro curso ou em outro contexto, com
objetivo de continuidade de estudo.
No exame e decisão acerca do aproveitamento da(s)
disciplina(s), são observados: seu valor formativo; conteúdo
programático; carga horária; atendimento especial ao aluno
para recuperação de estudos.
Esse recurso pedagógico pode ser efetivado conforme resultado
da análise de documentação apresentada, testes, entrevistas,
etc.
O desenvolvimento desse procedimento segue o roteiro que
consiste em: receber a documentação do(a) aluno(a) e examiná-
la detalhadamente para a comprovação de sua regularidade
e autenticidade. Depois, a documentação deve ser encaminhada
aos responsáveis, professores(as) específicos(as), para
análise e escolha dos casos que merecem aproveitamento de
estudos. Por fim, registramos na ficha individual do(a) aluno(a),
em ata e no histórico escolar a carga horária e o resultado do
aproveitamento de estudo.
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
70
ATA DE APROVEITAMENTO DE ESTUDOS
Aos cinco dias do mês de junho de dois mil e seis foi concedido aproveitamento
de estudos ao aluno Aluísio de Moura Araújo, da 7a série da Educação de
Jovens e Adultos, no componente curricular “História”, de acordo com o
Regimento Escolar. E, para constar, eu, Anésia Maria Guimarães do Prado,
Secretária desta Instituição de Ensino, lavrei a presente ata, assinada por mim,
pela Diretora Carmem Lúcia Sales e pelas professoras Ana Maria Cardoso e
Rute Araújo da Silva.
Assinaturas:
Diretor Secretária
Professoras
Equivalência de estudos
É o nome que atribuímos ao procedimento de equivalência
entre os estudos realizados no exterior e a estrutura de educação
do Brasil. Esse processo também pode ocorrer no mesmo
país. Para montar esse processo são necessários os seguintes
documentos: histórico escolar, currículo, boletim, certificado
ou gênero similar com o visto do consulado expedido pela
Embaixada do Brasil no país de origem ou pelo Itamaraty.
Os documentos relacionados devem ser apresentados em
tradução oficial feita por tradutor juramentado ou por instituições
legitimadas: escola de línguas, embaixadas, repartição
pública, etc.
Caso o(a) aluno(a) tenha estudado no Brasil, os documentos
necessários para abertura de processo são: histórico escolar
e/ou ficha individual da(s) série(s) cursada(s).
Depois de recebidos esses documentos do solicitante à matrícula,
o(a) secretário(a) irá examiná-los e posteriormente irá
encaminhá-los à direção para tomar as providências cabíveis.
Portanto, é de competência da direção considerar a equivalência
do diferente nível ou série(s), faixa etária do(a) aluno(a)
e abordagem pedagógica para indicar a série a ser cursada
pelo(a) discente.
Mediante a esse procedimento, a matrícula será efetivada pela
comissão, registrando-se, na ficha de matrícula, as adaptações
a serem realizadas. Por fim, as cópias autenticadas da documentação
escolar serão arquivadas na pasta do(a) aluno(a).
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
71
I M P O R T A N T E
Promoção do(a) aluno(a)
Percebendo que o(a) aluno(a) demonstra habilidades e conhecimentos
além da série que está cursando, o(a) professor(a)
pode encaminhá-lo, conforme o parecer do conselho de classe
ou comissão de professores(as), à realização de avaliação
de todo o conteúdo de todos os componentes curriculares
da série em andamento, com a finalidade de comprovar estar
o(a) aluno(a) apto a cursar a série seguinte. Esse procedimento
pedagógico consiste na “Promoção do(a) Aluno(a)”, que pode
ocorrer em qualquer época do ano letivo, de acordo com os
seguintes procedimentos:
• registramos, no livro de Atas de exames e processos especiais
de avaliação, o resultado do processo de promoção
do(a) aluno(a);
• registramos, na ficha individual do(a) aluno(a), os resultados
obtidos na avaliação: nota ou menção/conceito final, resultado
final: aprovado e, ainda, os dias letivos e/ou carga horária
correspondente;
• registramos, na ficha individual da série anterior, notas ou
menções/conceitos obtidos na avaliação e, também, os dias
letivos decorridos até a data da promoção do(a) aluno(a);
• registramos, na ficha individual da nova série, os dias letivos
restantes;
• o período em que o(a) aluno(a) estava freqüentando a série
anterior não deve se contado como falta na nova série;
• observamos que a soma dos dias letivos decorridos, na série
anterior, mais os dias letivos constantes, na nova série,
resultem no total de 180 ou 200 dias letivos, se for o caso;
• observamos, ainda, que a promoção do(a) aluno(a) deve
constar nos diários de classe das duas séries e no histórico
escolar do aluno, por motivo de transferência.
Exemplo de observação que deve constar no
diário de classe e no histórico escolar, por motivo de
transferência:
A aluna Maria Lúcia da Silva Luz foi promovida, em 20 de
junho de 2006, para a 4a série do ensino fundamental,
conforme Parecer n. X, do Conselho de Classe.
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
72
ATA DE PROMOÇÃO DO(A) ALUNO(A)
Aos quatro dias do mês da abril de dois mil e seis, registra-se que a aluna
Ana Luiza Moraes e Silva, conforme rezam o Parágrafo único do artigo X da
Resolução n. Y e o Regimento Escolar desta Instituição de Ensino, aprovado
pela Comissão Escolar, freqüentou a segunda série, do ensino fundamental,
até esta data, cumprindo o total de 120 dias letivos, tendo sido submetida
à avaliação em todos os componentes curriculares da citada série e obteve
os seguintes resultados: Língua Portuguesa 10; Matemática 9.7; Ciências 10;
Geografia, 9.8; Artes 9.6 e História 10, portando com resultado final “Aprovada”.
Para constar, eu, Maria de Jesus Gomes Lima, Secretária desta Instituição de
Ensino, lavrei a presente ata que está por mim assinada, pelo Diretor, Luis
Cláudio Dias, pelos Professores da aluna: Lidia Brito, Sérgio Nascimento e
Maria Cândida Nogueira e pelos membros do Conselho de Classe: Luis Cláudio
Dias, Vera Lúcia Cardoso e Lidia Brito.
4 de abril de 2006.
Assinaturas:
Diretor Secretária
Professores
Conselho de Classe
Dispensa de educação física
A dispensa da educação física é amparada pela Lei n. 7.692/1988
e para se beneficiar dessa dispensa, é necessário o aluno se
enquadrar em uma das seguintes condições:
• ter mais de trinta anos;
• ter filho(s);
• comprovar exercer atividade profissional em jornada igual
ou superior a seis horas;
• estar cursando pós-graduação;
• estar prestando serviço militar inicial ou comprovar realizar atividade
esportiva obrigatória na instituição militar que serve;
• ser amparado pela Lei n. 1.044/1969;
• ser amparado pela Lei n. 7.692/1988.
Depois que o(a) aluno(a) estiver ciente que pode ser dispensado
da educação física, pode entrar em ação a secretaria escolar
com procedimentos específicos, que são:
Vejamos o que dispõe as
seguintes Leis:
Decreto-lei n. 1.044, 21 de
outubro de 1969.
“Dispõe sobre tratamento
excepcional para os alunos
portadores das afecções
que indica.”
Havia dúvida a respeito da
validade do Decreto-lei n.
1.044/1969, pois teria sido
revogado tacitamente pela
Lei n. 9.394/1996. Contudo,
o inciso IV, § 3o, do art. 26
da Lei n. 9.394/1996 (LDB),
com a redação dada pela
Lei n. 10.793/2003, todavia,
revitaliza o citado decreto-lei.
“Parágrafo único. Os
cursos noturnos podem
ser dispensados da prática
de educação física. (ver
Decreto-Lei n. 705/1969
e Leis n. 6.503/1977 e n.
7.692/1988)”
Informação transcrita
do site: (www.
consumidorbrail.com.br/
consumirdorbrasil/textos/
legistação/l9394.htm)
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
73
I M P O R T A N T E
• orientar o(a) aluno(a) a requerer a dispensa da educação física;
• comunicar ao(à) professor(a) responsável pela prática a data
que foi concedida a dispensa do(a) aluno(a);
• registrar a dispensa do(a) aluno(a) da educação física, conforme
amparo legal, na ficha individual, no histórico escolar,
diploma e certificado, quando esses três últimos documentos
forem expedidos.
Diário de classe
No contexto do trabalho pedagógico,
o(a) professor(a) conta com um companheiro
que é adorado por uns e
odiado por outros, mas que é necessário
para padronizar o controle
de práticas doscentes, principalmente
na educação básica. O diário de classe tem
a função global de mostrar a situação pedagógica de cada
aluno(a) de uma determinada série, turma, disciplina. É interessante
notar que quando o(a) aluno(a) pergunta: quantas
faltas eu tenho, professor(a)? E professor(a) diz 4 ou 5 . Muitas
vezes, o(a) aluno(a) justifica o motivo de sua ausência, relatando
fatos que o impediram de comparecer à aula.
Por trás do diário de classe tem muita história das pessoas que
estão com seus nomes em uma lista por ordem alfabética. Contudo,
é também um dos gêneros burocráticos das instituições de
ensino, que registram e controlam a vida escolar do(a) aluno(a).
No diário de classe, registram a freqüência, avaliações, conceito/
menções, nota final, dias letivos, carga horária da disciplina e
conteúdo programático.
O número de itens a ser preenchido em um diário de classe varia
muito, dependendo da instituição de ensino. Algumas instituições
adotam um diário mais simples com poucos itens, outras,
um pouco mais complexo, com muitos itens a serem preenchidos,
o que às vezes toma muito tempo do(a) professor(a).
Por outro lado, poucas instituições estão adotando sistemas informatizados
para o controle de freqüência dos(as) alunos(as).
Contudo, o diário de classe é um documento importantíssimo
para a escola e cabe ao(à) diretor(a) orientar o(à) secretário(a)
escolar e aos(às) professores(as) na preparação e forma de uso
desse documento.
UNIDADE 8 – Escrituração escolar: gêneros administrativos
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Portanto, não podemos definir um modelo de diário de classe
universal, que sirva para todas as escolas.
A escrituração escolar está tipificada no padrão de muitos documentos
escolares. Cada documento tem um padrão específico
de escrituração, função social e serve a uma pessoa ou
muitas pessoas da instituição educacional.
Os usos desses documentos vão compondo a forma de educar
da escola.
Agora que você estudou bastante, poderá ampliar seus conhecimentos
realizando a seguinte tarefa:
Sugerimos que você e um colega acrescentem
a este módulo o(os) tópico(s) que estão faltando,
isto é, assuntos que não foram tratados ao longo
do módulo. Para isso, pesquisem em uma escola, com
pessoas que trabalham em funções administrativas. Vejam
se não deixamos, por exemplo, de tratar de alguns
gêneros textuais administrativos, que são importantes
para escola. Se vocês verificaram isso, registrem o
modelo desse gênero e para que serve.
FINALIZANDO O MÓDULO
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I M P O R T A N T E
FINALIZANDO O MÓDULO
Ler é ouvir a voz do outro. Esperamos que por meio da leitura
e estudo deste módulo, tenhamos contribuído para sua formação
profissional e de educador.
Esperamos que nossa interação não aconteça somente neste
contexto, mas em outro, por isso deixamos aqui um meio de
comunicação para que possamos entrar em contato: rosimaga@
uol.com.br.
REFERÊNCIAS
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REFERÊNCIAS
KOCH, Ingedore; ELIAS, Vanda Maria. Ler e compreender: os
sentidos do texto. São Paulo: Contexto, 2006.
ALKMIM, Tânia Maria. Sociolingüística 1. In: MUSSALIM, Fernanda.;
BENTES, Anna Christina. Introdução à sociolingüística
1. 2. ed. São Paulo: Cortez, 2001.
BORTONI-RICARDO, Stella Maris. Nós cheguemu na escola, e
agora? São Paulo: Parábola, 2005.
CORRÊA, Manoel Luiz G. Linguagem e comunicação social.
São Paulo: Parábola, 2002.
HOUAISS, Antônio. Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa.
Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.
LIMA, Antonio Oliveira. Manual de redação oficial. 2a Ed. Rio
de Janeiro: Campus, 2005.
Manual de secretaria escolar do sistema de ensino do Distrito
Federal. GDF/SEE/DF. Brasília, 2002.
MEDEIROS, João Bosco. B.; HERNANDES, Manual da secretária.
9. ed. São Paulo: Atlas, 2004.
REVISTA LÍNGUA PORTUGUESA, Ano I, n. 3, São Paulo: Editora
Segmento, 2005.
SOUSA, Rosineide Magalhães. A sociolingüística na formação
docente. In: Aprendendo a aprender, v. 10. Brasília: UNICEUB,
2004.
SOUSA, Rosineide Magalhães; VELLASCO, Ana Maria. Educação
e língua materna II. Brasília: EdUnB, 2001.
WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando
a ética. 9. ed. Florianópolis: Sophos, 2005.

 

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